Kurzbeschreibung

CJG St. Ansgar ist eine Einrichtung der Erziehungshilfe mit stationären, teilstationären, ambulanten, schulischen und berufsorientierenden Betreuungs- und Fördermaßnahmen.

In unserer Einrichtung arbeiten Menschen, die sich unabhängig von ihrer Herkunft, Religionszugehörigkeit, sexuellen Orientierung, Identität und ihrem Geschlecht für die Belange benachteiligter Kinder, Jugendlicher und Familien einsetzen.

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben im Bereich allgemeine Verwaltung:

Übernahme von Telefonzeiten
Unterstützung der Buchhaltung, insbesondere bei Kassenabrechnungen
First-Level-Support für IT-Anwendungen
Vertretung und Unterstützung in verschiedenen Verwaltungsbereichen
Pflege von Dokumentationen, Datenbeständen und Verwaltungsunterlagen

Ihre Aufgaben als Assistenz der kfm. Einrichtungsleitung:

Unterstützung der kaufmännischen Einrichtungsleitung bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben
Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokollführung sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
Unterstützung bei der Erarbeitung, Dokumentation und Umsetzung organisatorischer Regelungen, Prozesse und Standards
Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben durch organisatorische und administrative Zuarbeit (z. B. aus den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit oder Fundraising)
Mitwirkung bei Aufgaben des Energie- und Nachhaltigkeitscontrollings, der Arbeitssicherheit sowie bei Bau- und Investitionsvorhaben
Unterstützung bei Kalkulationen, Verwendungsnachweisen und sonstigen Auswertungen
Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Beteiligten

Die fachliche und organisatorische Verantwortung für die jeweiligen Aufgabenbereiche verbleibt bei der kaufmännischen Einrichtungsleitung. Die Stelle unterstützt insbesondere bei der operativen Umsetzung, Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben und Maßnahmen. Je nach persönlichen Fähigkeiten und beruflicher Entwicklung besteht die Möglichkeit, einzelne Aufgabenbereiche zunehmend eigenständig zu bearbeiten und weitergehende Verantwortung zu übernehmen.

Ihre Fähigkeiten

abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, alternativ ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Organisationsgeschick sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise (bei klar definierten Aufgabenstellungen)
Sorgfalt und Zuverlässigkeit
Fähigkeit, Informationen zu recherchieren und übersichtlich aufzubereiten
gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und digitalen Anwendungen
gutes Zahlenverständnis sowie Freude an der Analyse und Aufbereitung von Daten und organisatorischen Abläufen
Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Lernbereitschaft und Interesse an wechselnden Themenfeldern

Ihre Vorteile

betriebliche Altersvorsorge durch Arbeitgeberanteil in der KZVK
Vergütung nach AVR-Caritas-Tarif mit Zuschlägen und Jahressonderzahlung
intensive, standardisierte Phase der Einarbeitung und Arbeitshilfen im Rahmen unseres Qualitätsmanagements
Fortbildungen und Supervision, Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung
Jobrad – Möglichkeit des Fahrradleasings nach der Probezeit
Jobticket (Zuschuss zum Deutschlandticket)
Arbeit im Team mit engagierten Mitarbeiter*innen
30 Tage Jahresurlaub plus zwei bezahlte Regenerationstage
vergünstigte Produkte und Dienstleistungen über die Vorteilsportale Corporate Benefits und WGKD

Verwaltungsmitarbeiter*in mit Assistenzfunktion für die kaufmännische Einrichtungsleitung (m/w/d)

€ Vergütung nach AVR-Caritas-Tarif mit Jahressonderzahlung

Bewerbungsformular